Политика за поверителност на Flowerfood

flowerfood.bg | БЕСТ ФРЕШ ИМПОРТ ООД

1 За тази политика

Настоящата политика обяснява как „БЕСТ ФРЕШ ИМПОРТ“ ООД обработва личните данни на посетителите и клиентите на онлайн магазин flowerfood.bg, на получателите на поръчки и на лицата, които се свързват с дружеството. Тя се прилага и за данните на представители и служители на бизнес клиенти, когато тези данни идентифицират физическо лице.

Обработваме лични данни съобразно Регламент (ЕС) 2016/679 (Общ регламент относно защитата на данните, GDPR), Закона за защита на личните данни и другото приложимо законодателство. Използването на сайта или приемането на общите условия само по себе си не представлява съгласие за маркетинг, рекламно проследяване или друго обработване, за което е необходимо отделно съгласие.

2 Администратор и връзка с нас

Администратор на личните данни във връзка с дейността на онлайн магазина е „БЕСТ ФРЕШ ИМПОРТ“ ООД, ЕИК 204525008, идентификационен номер по ДДС BG204525008.

Седалище и адрес на управление: гр. София 1407, район Лозенец, ж.к. Хладилника, ул. „Атанас Дуков“ № 7, вх. А, ет. 1, ап. 105.

Електронна поща за въпроси и упражняване на права: info@flowerfood.bg. Телефон: +359 885 085 777. Уебсайт: https://flowerfood.bg.

3 Какви данни обработваме и откъде ги получаваме

При запитване или поръчка обработваме предоставените имена, електронна поща, телефон, адрес за доставка и фактуриране, съдържание на кореспонденцията и данни за избраните стоки, количества и доставка. При фактуриране на бизнес клиент обработваме фирмените данни и необходимите данни на неговия представител или лице за контакт. Не изискваме ЕГН или копие на документ за самоличност за обикновена покупка; такива данни се изискват само при конкретно законово основание и необходимост.

При използване на клиентски профил обработваме идентификатора на профила, данните за контакт, запазените адреси, историята на поръчките и избраните настройки. Конкретните данни за удостоверяване зависят от използвания начин на вход. Не следва да изпращате пароли или еднократни кодове за достъп по електронна поща или чрез контактния формуляр.

Във връзка с плащанията обработваме номера на поръчката, сумата и валутата, избрания платежен метод, статуса и референцията на трансакцията и необходимите данни за възстановяване на сума. При банков превод може да обработваме името на наредителя или получателя и IBAN. За плащанията с карта се прилага раздел 5.

При отказ, рекламация или спор обработваме заявлението, данните за покупката, описанието на проблема и необходимите доказателства. Не изпращайте снимки или документи с несвързани лични данни; заличавайте излишните данни, когато това е възможно.

При посещение на сайта се обработват технически данни, като IP адрес, вид на браузъра и устройството, дата и час на достъп, технически събития и данни за сесията. Данни за разглеждани продукти, взаимодействия и онлайн идентификатори за незадължителен анализ или реклама се обработват при условията за съгласие, описани в раздел 7.

При абонамент за маркетингови съобщения обработваме посочените данни за контакт и информация за даденото или оттегленото съгласие. При доброволно публикуване на отзив обработваме избраното публично име, оценката, текста, предоставените изображения и данните, необходими за проверка на връзката с покупката.

Получаваме данните непосредствено от Вас, от техническата работа на сайта и от доставчици, които участват в изпълнението на поръчката, например потвърждение от платежен доставчик или информация за доставка от куриер. Когато друго лице Ви посочи за получател или контакт по поръчка, получаваме необходимите данни от него. В тези случаи предоставяме изискуемата информация по чл. 14 GDPR в приложимия срок, по правило най-късно при първата комуникация или до един месец, освен при законово изключение.

4 За какво използваме данните и на какво основание

Поръчки и обслужване на договора. Обработваме необходимите данни за приемане и изпълнение на поръчката, плащане, доставка, договорна кореспонденция и обслужване на заявен клиентски профил на основание чл. 6, пар. 1, буква „б“ GDPR — изпълнение на договор или предприемане на стъпки по Ваше искане преди сключването му. При законови задължения във връзка с откази, рекламации и потребителски права се прилага и чл. 6, пар. 1, буква „в“ GDPR за съответната дейност.

Запитвания. Когато запитването е свързано с бъдеща покупка, основанието е предприемане на преддоговорни стъпки по Ваше искане. За друга делова кореспонденция основанието е нашият легитимен интерес да отговорим и да организираме комуникацията — чл. 6, пар. 1, буква „е“ GDPR.

Контакти при бизнес покупки. Данните на представители и служители на юридически лица се обработват на основание нашия легитимен интерес и интереса на бизнес клиента да организират, изпълнят и документират търговските отношения. Договорът с юридическото лице не се приема автоматично за договор със служителя му.

Счетоводство и законови изисквания. Използваме необходимите данни за издаване и съхраняване на счетоводни документи, данъчна отчетност, отговори на законосъобразни искания на компетентни органи и изпълнение на задължения по защита на личните данни на основание чл. 6, пар. 1, буква „в“ GDPR.

Сигурност и защита на права. Обработваме ограничени технически записи и относимата информация за предотвратяване на злоупотреби, защита на системите, установяване, упражняване или защита на правни претенции. Основанието е чл. 6, пар. 1, буква „е“ GDPR. Преценяваме необходимостта и баланса с Вашите права; легитимният интерес не замества изискуемото съгласие за рекламно проследяване.

Маркетинг, незадължителни бисквитки и персонализация. Изпращаме електронни рекламни съобщения и използваме незадължителни аналитични или рекламни технологии въз основа на предварително съгласие, когато това се изисква — чл. 6, пар. 1, буква „а“ GDPR и приложимите правила за електронни съобщения. Съгласието е отделно от поръчката и може да бъде оттеглено по всяко време.

Отзиви. Публикуването на доброволно предоставен отзив и избраните за публично показване данни се извършва с Вашето съгласие. Проверката за действителна покупка и предотвратяването на фалшиви отзиви се основават на легитимния ни интерес от надеждна информация за продуктите. Евентуални покани за отзиви не се използват за заобикаляне на правилата за електронен маркетинг.

Задължителните полета се обозначават при събирането. Ако не предоставите данните, необходими за поръчка, доставка, плащане или изискуем документ, може да не можем да изпълним съответната заявка. Отказът от маркетинг или незадължителни бисквитки не Ви лишава от възможността да пазарувате.

5 Плащане с карта чрез Банка ДСК

Когато плащате чрез виртуалния ПОС терминал на Банка ДСК, данните за картата се въвеждат и обработват в защитената платежна среда на съответните платежни участници. Не съхраняваме данни за банковите карти, използвани за плащане чрез сайта, включително пълния номер и защитния код CVV/CVC. Не изискваме да ни изпращате тези данни, ПИН или кодове за потвърждение.

Магазинът обработва информацията за поръчката и резултата от плащането, необходима за потвърждаване, осчетоводяване, проверка и възстановяване на суми. При необходимост от връщане на сума, платена с банкова карта, сумата се възстановява по същата карта. Това не изисква предоставяне на защитния код на картата на наш служител.

Банка ДСК и другите платежни участници обработват данни и за собствени законови цели, включително платежна сигурност и предотвратяване на измами, съобразно приложимите им роли. За тази обработка се прилагат техните уведомления за поверителност. Информация за Банка ДСК е достъпна на https://dskbank.bg. Изискванията за сигурност на плащането и обработването от банката не означават съгласие за маркетинг от магазина.

6 На кого предоставяме данни

Предоставяме само данните, необходими за съответната задача, на лица с приложимо правно основание и при съответните договорни и организационни гаранции.

Shopify. Онлайн магазинът използва Shopify за техническа инфраструктура и функционалности за електронна търговия. За данните, обработвани по наше възлагане, Shopify действа като обработващ съгласно приложимото споразумение за обработване на данни. Ползването на платформата може да включва достъп на нейни дружества и подизпълнители при правилата за международни предавания по раздел 8. Споразумението и информацията за подизпълнителите са достъпни чрез https://www.shopify.com/legal/dpa.

За някои самостоятелни услуги на Shopify и за активирани допълнителни услуги, включително свързани с Shopify Network Intelligence, Shopify може да действа като отделен администратор. Такова обработване се допуска само при приложимо правно основание и изискуемата информация и съгласие. За тези цели се прилагат и политиката на Shopify за потребители — https://www.shopify.com/legal/privacy/app-users — и порталът за права https://privacy.shopify.com. Самото посещение на магазина не се приема за общо разрешение за използване на данни между различни търговци.

Куриери и логистични доставчици. Предоставяме им необходимите имена, адрес, телефон, данни за пратката и за наложен платеж, ако такъв начин е предложен и избран. Конкретният доставчик се посочва в процеса на поръчване или в информацията за изпълнение на доставката. Тези лица могат да действат като обработващи или самостоятелни администратори според конкретната дейност и приложимия закон.

Банки и платежни доставчици. Предоставяме необходимите данни за обработване и установяване на плащането, възстановяване на суми и разрешаване на платежни спорове, включително на Банка ДСК при картово плащане.

Judge.me. В магазина е интегрирана услугата Judge.me за отзиви. При използване на съответните функции тя обработва данни за отзива и необходимите данни за клиента и покупката по наше възлагане. Публично се показват предназначените за това части на отзива, а не електронната поща, телефонът или адресът за доставка. Не включвайте чужди лични данни в текста или изображенията. Аналитичните функции на приложението се използват при условията на раздел 7. Информация за доставчика: https://judge.me/privacy.

Други обслужващи лица. Достъп може да имат упълномощени служители, доставчици на техническа поддръжка, електронна поща и счетоводни услуги, както и правни консултанти, в необходимия за задачата им обхват. Когато действат като обработващи, отношенията се уреждат съгласно чл. 28 GDPR, включително със задължения за поверителност и сигурност.

Компетентни органи. Данни се предоставят на НАП, съдилища, надзорни или други органи, когато това се изисква или допуска от закона. Не предоставяме клиентски данни на неопределени „партньори“ за свободно използване за техен маркетинг.

7 Бисквитки и маркетингови предпочитания

Бисквитките и сходните технологии съхраняват или получават достъп до информация в устройството Ви. Част от тях са строго необходими за заявените функции, например поддържане на количката и сесията, сигурност и запомняне на избора за поверителност. За тях не се изисква съгласие, когато попадат в законовото изключение; обработването на лични данни чрез тях има съответното основание по GDPR.

Незадължителните аналитични, рекламни и персонализиращи технологии се активират само след валидно съгласие за съответната цел. Това важи и за пиксели, локално съхранение и сървърно предаване на данни, когато за конкретната дейност е необходимо съгласие. Не приемаме продължаването на разглеждането, мълчанието или предварително отбелязани полета за съгласие.

Панелът за избор на бисквитки предоставя възможност да приемете, откажете или изберете незадължителните категории. Чрез настройките за поверителност можете да промените избора или да оттеглите съгласието толкова лесно, колкото сте го дали. Информацията към панела посочва действително използваните технологии, доставчиците, целите и сроковете им; този текст не разрешава автоматично добавянето на нови рекламни инструменти.

Можете да ограничите бисквитките и чрез браузъра, но блокирането на строго необходимите може да попречи на количката, входа или поръчването. Настройките на браузъра не заменят задължението ни да осигурим избор за незадължителните технологии.

Отписването от маркетингови имейли е достъпно чрез връзката във всяко такова съобщение или на info@flowerfood.bg. То не спира необходимите служебни съобщения за текуща поръчка, плащане или упражнено право. Оттеглянето на съгласието не засяга законосъобразността на обработването преди него.

8 Предаване на данни извън Европейското икономическо пространство

Използването на международни технологични доставчици може да включва обработване или достъп до данни от държави извън Европейското икономическо пространство, включително чрез Shopify и неговите подизпълнители. Не приемаме, че всички данни се съхраняват единствено в България или в Европейския съюз.

Предавания се извършват при условията на глава V GDPR: въз основа на приложимо решение на Европейската комисия за адекватно ниво на защита или на подходящи гаранции, например стандартни договорни клаузи, с необходимата оценка и допълнителни мерки. Решение за адекватност се използва само доколкото конкретният получател и обработване попадат в неговия обхват. Самият договор с доставчик извън ЕИП не е достатъчно основание за предаване.

Можете да поискате информация за приложимите държави, получатели и гаранции и копие или достъп до относимите гаранции на info@flowerfood.bg, при защита на правата на други лица и поверителната информация.

9 Срокове за съхранение

Съхраняваме данните само за времето, необходимо за конкретната цел и приложимите законови задължения. Когато една информация е необходима за няколко цели, изтичането на срока за една от тях не разрешава използването ѝ за тази цел след това; съхранението за друга цел се ограничава до необходимия обхват.

Данните за поръчки, плащания, доставки и рекламации се пазят за изпълнение на сделката и обслужване на съответните законови права, а относимите доказателства — до изтичане на приложимите давностни срокове за претенции. При възникнал спор необходимите данни се запазват до окончателното му приключване и изпълнение на свързаните задължения. Началото, спирането и прекъсването на давностните срокове се съобразяват за конкретното правоотношение.

Счетоводните и данъчните документи се съхраняват за сроковете според вида на документа по Закона за счетоводството и Данъчно-осигурителния процесуален кодекс, считано от предвидения в съответната разпоредба начален момент. Изтриването на клиентски профил не води до заличаване на документи, които трябва да бъдат запазени по закон.

Данните в клиентския профил се пазят, докато профилът се използва и е необходим за предоставяне на заявената услуга. При закриване се изтриват или анонимизират данните, за които няма друго основание за съхранение. Нуждата от запазване на неактивни профили подлежи на периодичен преглед.

Кореспонденция без последвала сделка се пази до приключване на запитването и необходимото последващо обслужване; ако служи за доказване на конкретни права или задължения, се прилагат относимите срокове за тях. Не запазваме безсрочно всички запитвания само защото са получени.

Данните за маркетинг се използват до оттегляне на съгласието или прекратяване на съответната дейност. След отписване може да запазим минимален запис за отказа, за да го спазваме, както и необходимото доказателство за съгласието за периода, през който трябва да можем да установим законосъобразността на обработването.

Отзивите се пазят, докато са публикувани за съответната цел, освен ако бъде оттеглено съгласието или възникне друго основание за премахване. Техническите записи се пазят за ограничен период, определен според необходимостта за сигурност и диагностика; свързаните с конкретен инцидент записи могат да се запазят до приключването му. Сроковете на бисквитките се посочват в информацията за тях.

След отпадане на основанието данните се изтриват или необратимо анонимизират. Копия в резервни архиви се премахват при съответния цикъл на презаписване и дотогава не се използват за обичайни търговски или маркетингови дейности.

10 Вашите права

При условията на GDPR имате право на информация и достъп до данните и копие от тях; поправка на неточни и допълване на непълни данни; изтриване при наличие на законовите предпоставки; и ограничаване на обработването в предвидените случаи.

Имате право на преносимост на предоставените от Вас данни, когато обработването се основава на съгласие или договор и се извършва автоматизирано. Можете да ги получите в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат и, когато е технически осъществимо, да поискате пряко предаване на друг администратор.

Можете да възразите срещу обработване, основано на легитимен интерес, по причини, свързани с Вашето конкретно положение. В такъв случай прекратяваме обработването, освен ако докажем убедителни законови основания с предимство пред Вашите интереси и права или обработването е необходимо за правни претенции.

Срещу използване на данни за директен маркетинг, включително свързано с него профилиране, можете да възразите по всяко време, без да посочвате причина. След възражение данните не се обработват повече за тези цели.

Когато основанието е съгласие, имате право да го оттеглите по всяко време. Правото на изтриване не е абсолютно: може да запазим необходимите данни за законово задължение или правна претенция, като обясним причината и ограничим използването им.

11 Как да упражните правата си

Изпратете искане на info@flowerfood.bg или на адреса по раздел 2, като посочите достатъчно информация, за да установим за кои данни и кое право се отнася то. Не е необходимо да използвате специален формуляр. Ако действате чрез представител, може да поискаме доказателство за представителната му власт.

При основателни съмнения относно самоличността можем да поискаме допълнителна информация, необходима за нейното потвърждаване. Не изискваме автоматично копие на лична карта за всяко искане и не събираме повече данни от необходимото за проверката.

Отговаряме без ненужно забавяне и по правило до един месец от получаването. При необходимост срокът може да бъде удължен с още два месеца поради сложността или броя на исканията, като Ви уведомим в първия месец за удължаването и причините.

Упражняването на правата по правило е безплатно. При явно неоснователно или прекомерно искане може да приложим допустимите по чл. 12 GDPR изключения, като носим тежестта да обосновем това. При отказ съобщаваме причините и възможностите за жалба и съдебна защита.

12 Автоматизирани решения и профилиране

Не вземаме решения, основани единствено на автоматизирано обработване, включително профилиране, които пораждат правни последици за Вас или Ви засягат по сходен начин в значителна степен по смисъла на чл. 22 GDPR.

Когато с Ваше съгласие се използват персонализирани препоръки или рекламни аудитории, обработването може да включва групиране според разглеждани продукти и взаимодействия. То се подчинява на условията за информация, съгласие и възражение по тази политика. Самостоятелните проверки на платежни доставчици се уреждат и от техните уведомления; това не ограничава нашите задължения за обработването, за което отговаряме.

13 Сигурност и данни за деца

Прилагаме съобразени с риска технически и организационни мерки за защита срещу неразрешен достъп, загуба, изменение или разкриване, включително ограничаване на достъпа според служебната необходимост и задължения за поверителност. Никоя система не осигурява абсолютна сигурност. Това не освобождава дружеството от задълженията му за подходяща защита и реакция при инциденти, включително уведомяване на органа и засегнатите лица, когато законът го изисква.

Магазинът не е насочен към деца. Не изискваме данни за деца или чувствителни данни като условие за обикновена покупка. Ако смятате, че са предоставени такива данни без подходящо основание, свържете се с нас, за да проверим случая и да предприемем необходимите мерки, включително изтриване, когато е приложимо.

14 Жалби и промени в политиката

Имате право да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни: гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров“ № 2; https://cpdp.bg; електронна поща kzld@cpdp.bg. Начините и формалните изисквания за подаване на жалби са публикувани на сайта на комисията. Можете да се обърнете и към компетентен надзорен орган в държавата на обичайното Ви местопребиваване, месторабота или мястото на предполагаемото нарушение. Предварително обръщане към нас не е условие за жалба или съдебна защита.

Актуалната версия на тази политика се публикува на flowerfood.bg с дата на последната актуализация. За съществени промени предоставяме подходящо уведомление. Ако възнамеряваме да използваме данни за друга цел, предоставяме необходимата информация предварително и осигуряваме приложимото правно основание. Публикуването на нов текст не замества изискуемо ново съгласие.